La richiesta
Vivi Down si prende cura della persona con sindrome di Down sotto vari aspetti: dalla presa in carico medica a quella psicologica e pedagogica, monitorando nel tempo eventuali fragilità nello stato di salute. Inoltre, supporta i famigliari che richiedono un’assistenza psicologica.
Nel maggio 2018, con la piena attuazione del Regolamento GDPR sul trattamento dei dati personali, Vivi Down si è trovata a dover predisporre le procedure, adattare i processi e preparare la documentazione per l’applicazione del Regolamento GDPR a tutela della sicurezza e della riservatezza dei dati dei propri assistiti in gran parte classificati come sensibili.
La soluzione adottata
Il Progetto Privacy ha visto ManagerNoProfit e Vivi Down collaborare strettamente a partire dallo studio comune della gestione anagrafica di soci, degli assistiti, dei medici e delle strutture convenzionate, ma anche approfondendo temi più specifici e complessi come la raccolta di contributi da donatori, la programmazione di campagne per la raccolta di fondi, la tenuta dell’agenda per organizzare gli incontri tra gli assistiti e i medici, le strutture convenzionate e gli ospedali.
Il coinvolgimento delle competenze di ManagerNoProfit è andato oltre la mera prestazione consulenziale, vale a dire l’elencazione delle tecniche di trattamento dati e delle formalità giuridiche da espletare, per aiutare le persone dell’Associazione a razionalizzare ed esporre in modo analitico quali dati vengono utilizzati e quali persone interne o esterne ad essa vi devono accedere e con quali responsabilità.
Trattandosi in grande parte di dati clinici relativi alla vita quotidiana di persone con Sindrome di Down è stato essenziale una particolare cura di relazioni umane con tutti i membri dell’Associazione, coinvolgendoli in un processo cooperativo per capire come nascono i flussi di dati personali, come sono conservati e come procedere in caso di diritto all’obsolescenza, vale a dire la cancellazione o la restituzione di dati in caso di uscita di un assistito dalla Associazione.
Non solo, è stato anche necessario revisionare il grande numero di Progetti lanciati dall’Associazione, per individuare i destinatari interni ed esterni (ospedali, istituzioni pubbliche e private, sociali, culturali) e i responsabili dei dati prodotti nel corso dei Progetti, preparando la necessaria documentazione da firmare e conservare nello speciale registro della vita dell’Associazione.
Con l’indicazione dei responsabili interni per la Privacy di Vivi Down l’Associazione non solo si è adeguata alla nuova normativa europea inerente alla data privacy per i processi di acquisizione e conservazione delle informazioni detenute da Vivi Down, ma ha generato servizi più utili ed efficienti per i soci beneficiari.
